przejdź do sekcji: Nawigacja główna
przejdź do sekcji: Treść
przejdź do sekcji: Stopka
Brak opisu
Poradnik

Kontrole i nadużycia

Poradnik Realizuję projekt

2024-06-11



Nadużycia

W zarządzaniu funduszami UE w latach 2021-2027 obowiązuje zasada wzmocnionej ochrony przed celowymi nadużyciami finansowymi.

Nadużycie finansowe - zgodnie z art. 1 (1) (a) Konwencji sporządzonej na mocy art. K.3 Traktatu o Unii Europejskiej w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich jest to jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na:

  • wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu,
  • nieujawnieniu informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu,
  • niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane.

Pod pojęciem nadużyć mieści się szeroki zakres uchybień i przestępstw, takich jak kradzież, korupcja, sprzeniewierzenie środków, łapówkarstwo, fałszerstwo, udzielanie błędnych informacji, zmowa, pranie pieniędzy, zatajanie ważnych informacji i inne. Nadużycie dokonywane jest w celu uzyskania korzyści osobistej, korzyści dla osoby powiązanej z osobą dopuszczającą się nadużycia lub korzyści dla osoby trzeciej, bądź też spowodowania strat innej osoby, przy czym celowość stanowi czynnik odróżniający nadużycie finansowe od nieprawidłowości.

IZ wyrażając zdecydowaną postawę w stosunku do zwalczania nadużyć kieruje się zasadą rzetelności, uczciwości, tworzy i propaguje etyczne normy zachowania przyczyniając się do budowania kultury zapobiegania i przeciwdziałania tego typu incydentom.

Instytucja Zarządzająca realizuje politykę zapobiegania nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania i zgłaszania właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami.

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) prowadzi dochodzenia w sprawie nadużyć na szkodę budżetu Unii Europejskiej, korupcji oraz poważnych uchybień wewnątrz instytucji europejskich i opracowuje politykę zwalczania nadużyć finansowych na potrzeby Komisji Europejskiej.

Każdy obywatel UE może poinformować OLAF o podejrzeniu nadużycia finansowego lub korupcji mających wpływ finansowy na interesy Unii Europejskiej. Ogólna zasada OLAF brzmi: im wcześniej przekazywane są informacje i im bardziej są konkretne tym lepiej. Do informacji powinny być załączone wszelkie dostępne dokumenty.

Kontakt z OLAF może nastąpić we wszystkich oficjalnych językach UE poprzez stronę: Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych.

Jeśli zetknęli się Państwo z jakimkolwiek rodzajem nadużycia związanego z wdrażaniem Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, prosimy o jego zgłoszenie:
pocztą elektroniczną na adres: drr.sekretariat@podlaskie.eu
lub pocztą na adres:

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
ul. Poleska 89
15-874 Białystok
z dopiskiem „Nadużycie”

Instytucja Zarządzająca zachęca do zapoznania się z dokumentami i opracowaniami zamieszczonymi na stronach internetowych:



Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu. Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować.

Rodzaje kontroli

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można finansować z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego. Instytucja Zarządzająca zdecyduje, czy poprosi o wszystkie faktury lub rachunki do sprawdzenia, czy tylko o ich wybrane egzemplarze, poinformuje także, czy dokumenty te należy przekazać w wersji papierowej, czy też załączyć wersję elektroniczną w systemie informatycznym.

Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie – instytucja, z którą podpisałeś umowę, w każdym roku sprawdzi wszystkie projekty lub wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest wykonywany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób).

Kontrola krzyżowa – kontrola ta realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2014-2020. W trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.

Kontrola na zakończenie projektu – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu.

Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu. Zachowanie okresu trwałości monitoruje się najczęściej na bazie wypełnianej przez Ciebie ankiety, jednak część projektów podlega kontroli w miejscu ich realizacji. Co do zasady podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na:

  • zaprzestaniu działalności produkcyjnej lub przeniesieniu jej poza obszar wsparcia finansowany z programu regionalnego,
  • zmianie własności współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
  • istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mogą weryfikować m.in. prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, ocen oddziaływania na środowisko lub udzielania pomocy publicznej.

Termin kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie, z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem. Kontrole dotyczące projektów są ujęte w rocznych planach kontroli na dany rok obrachunkowy.

Kontrola doraźna przeprowadzana jest natomiast bez uprzedniego poinformowania lub jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

Zakres kontroli

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

Dokumenty finansowe

  • oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
  • dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
  • obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości;
  • wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawieniem obrotów i sald.

Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim:

    • ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy
    • umowy o pracę
    • certyfikaty środowiskowe

Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. Najczęściej weryfikacji podlega:

    • sposób szacowania wartości zamówienia
    • upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu
    • potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców
    • uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty
    • protokół postępowania o udzielenie zamówienia
    • treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą

Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład:

    • umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie
    • umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia
    • umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie
    • uzyskane certyfikaty

Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej

Korzystając ze środków z programu regionalnego przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie.

Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:

    • oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu
    • oznakowanie dofinansowanych środków trwałych
    • oznakowanie miejsca realizacji projektu.

Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie.

Po kontroli

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie masz żadnych uwag, podpisujesz dokument. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą pomniejszyć wysokość przyznanego dofinansowania, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.